Integração de documentos fiscais com a contabilidade

XML da nota fiscal, entenda o que é, e qual a sua importância na gestão fiscal da sua empresa.

Derevo

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  • sexta-feira, 20 de maio de 2022
  • Contábil

O termo XML, no idioma inglês significa: “extensible markup language”, é o formato digital da nota fiscal eletrônica(NF-e), gerado nas operações mercantis dos produtos e serviços. Este arquivo segue uma padronização específica do projeto da escrituração fiscal digital.

Para o nosso esclarecimento, no ato das operações são gerados dois tipos de documentos fiscais: O NF-e e o DANFE. Sendo que o NF-e é o próprio XML, porém em versão digital. O DANFE é o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, que é o XML em versão impressa, sendo de uso obrigatório nas circulações das mercadorias e apresentado ao fisco quando este for solicitado.

O documento fiscal eletrônico pode ser utilizado em todo o território brasileiro, pois o mesmo possui segurança e autenticidade devido sua validação ocorrer por meio de assinatura por certificado digital do emissor, além do mais, suas informações ficam armazenadas na base de dados do fisco, dessa forma podem ser disponibilizados aos envolvidos nas operações.

A seguir, vejamos algumas informações que compõem a estrutura do XML:

  • Dados da NFE: modelo, série, número, data de emissão e valor total;

  • Dados do emitente e destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual;

  • Dados dos produtos: descrição, NCM, quantidade e valor;

  • Dados da tributação, frete e seguro: base de cálculo, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins; 

  • Dados do transporte: tipo de frete, dados do transportador e do veículo;

  • Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento e informações adicionais de interesse do contribuinte.

Conforme o manual do contribuinte do projeto NF-e, o objetivo da NF-e é substituir a sistemática de emissão do documento fiscal em papel, no caso as notas fiscais modelos 1, 1A, 2 e 4 com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. Os modelos fiscais atualmente mais utilizados nas emissões são: 55 (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) e o 65 (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica ao consumidor).

Em sequência abordaremos sobre a gestão e a integração do XML, entre a sua empresa e o escritório de contabilidade.

Estamos na era digital, nesse sentido as novas tecnologias são grandes aliadas durante esse procedimento, pois no passado as notas fiscais eram confeccionadas na forma física, preenchidas manualmente nos modelos A 1 e 1 A, e que na maioria das vezes ocorriam erros, rasuras e desvios. Inclusive, acumulavam-se muitos papéis, ocasionando dificuldade na fiscalização.

A ideia deste contexto é apresentar o cenário que transformou os processos nas empresas, mais ágeis e a maneira de como é destinada aos escritórios de contabilidade.

Atualmente a emissão da nota fiscal, tornou-se mais prática, ou seja, automatizada basta que o usuário adquira sua certificação, junto a Secretaria da Fazenda do Estado e um software emissor, para que haja a comunicação com a secretaria de envio e retorno com protocolo de autorização, que por sua vez, realizará a gestão dos documentos e as apurações dos impostos.

Mesmo com esta agilidade, ainda é necessário cuidar da segurança, no que refere a entrega dos arquivos ao departamento fiscal da empresa, durante a sua tramitação entre a empresa e o escritório de contabilidade, fazendo com que haja confiabilidade nos documentos enviados entre softwares.

Todo o processo de importação de documentos fiscais (XML) do ERP para o software contábil é totalmente online e automático. Por meio de APIs de integração, o contador recebe arquivos fiscais direto da nuvem, sem
intervenção manual.


Veja algumas das vantagens que agrega ao setor fiscal da sua empresa e o escritório de contabilidade: 

1- Definição do cliente sobre o momento do envio

O usuário responsável pelo faturamento define o dia e a hora que será enviado ao escritório os XML por meio dos softwares. O contador poderá recepcionar e gerenciar no momento do envio e realizar os processos devidos. É um processo que tem como fator principal, agilidade nos trâmites das informações e os dados podem ser acompanhados em tempo real.

2- cumprimentos de prazos na apuração dos impostos

Com os dados já totalmente integrados, os processos de escrituração dos documentos fiscais(conferir as informações e apurar os impostos), será ainda mais prático. O profissional da contabilidade além de obter as informações fiscais, poderão apurar as informações contábeis e financeira correspondente a cada lançamento. 

3- Software de gestão confiável

Invista na praticidade e segurança das suas informações, trabalhe com software de gestão, que facilite a integração de dados com o sistema contábil, fiscal e financeira do seu contador.


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